VERSIÓN 1 - JULIO 19 DE 2024
Los datos personales proporcionados por usted serán utilizados por PLIBOTS S.A.S., con domicilio en Avenida Carrera 7 No.155 C -30 Oficina 4401, Bogotá, (en adelante el 'Responsable' o 'PLIBOTS').
En PLIBOTS valoramos su privacidad y nos comprometemos a proteger y procesar sus datos personales de forma responsable.
Esta Política de Tratamiento de Datos (en adelante 'Política' o 'Política de Tratamiento') describe cómo en PLIBOTS recabamos, recopilamos, usamos, divulgamos, almacenamos, conservamos y/o procesamos su información, incluyendo la información suministrada por usted, la que recopilamos de su uso de los servicios, al igual que información recabada de usted otras fuentes cuando usted, tanto a título de persona o empresa, accede o utiliza de cualquier manera cualquier servicio de PLIBOTS, al igual que cualquier otra manera contactarnos o interactuar con nosotros, incluso si no ha solicitado o registrado una cuenta en PLIBOTS u otro Servicio o descargado una de nuestras aplicaciones.
Esta Política aplica a su uso de nuestros servicios y cubre la información recopilada en relación con su acceso y uso de nuestros servicios. Lea atentamente este documento. Al continuar interactuando con nuestros Servicios, usted acepta el tratamiento de sus datos según las prácticas descritas en esta Política, así mismo usted asegura que cuenta con las debidas autorizaciones de los titulares respecto de los cuales realiza tratamiento a través de los servicios de PLIBOTS.
PLIBOTS ha desarrollado la presente Política de Tratamiento de Datos que describe las prácticas de privacidad en relación con el uso del Sitio y las aplicaciones relacionadas, los servicios ofrecidos (en adelante los "Servicios"), al igual que, las preferencias relacionadas con el uso, acceso y corrección de información personal.
Los canales pueden proporcionar enlaces o tener la capacidad de conectarse con sitios web, servicios, redes sociales o aplicaciones que no son de PLIBOTS. Al hacer clic en dichos enlaces o al habilitar esas conexiones, es posible que usted permita que un tercero recolecte y/o comparta su información. Los sitios web o servicios de terceros están fuera de nuestro control, por lo anterior, lo invitamos a que usted verifique las políticas de privacidad y los términos de uso de cualquier sitio web o servicio que no sea de PLIBOTS antes de proporcionarles su información personal.
Cuando proporcionamos productos, servicios o aplicaciones como proveedor business-to-business a un cliente, este es responsable de la recopilación y la utilización de la información personal durante el uso de estos productos, servicios o aplicaciones. Esta recopilación y utilización están cubiertos por la política de privacidad del cliente, a menos que se indique lo contrario. Puede que nuestro acuerdo con el cliente nos permita solicitar y recabar información sobre usuarios autorizados de estos productos, servicios o aplicaciones a efectos de gestión contractual. En tal caso, se aplica esta Política de Tratamiento de Datos de forma complementaria.
Puede que facilitemos información de privacidad adicional mediante un aviso de privacidad suplementario.
De conformidad con las leyes de protección de datos personales aplicables y para efectos de esta Política, consideraremos que la información que nos proporciona tiene el carácter de personal, siempre que la misma, sola o en conjunto con otro dato entregado o generado, permite identificarlo y/o hacerlo identificable como persona física. Dependiendo de quién seas y de la forma en la que interactúa con nosotros (por ejemplo, mediante llamada telefónica, en línea o de forma presente) podremos recolectar, usar, recibir, almacenar, analizar, combinar, transferir o tratar de otro modo distintas categorías de información persona. Es importante precisar que la información seguirá siendo de propiedad exclusiva del titular.
Por otra parte, la información que registre o entregue a PLIBOTS o que generemos a partir de ésta y que no refleje ni haga referencia a una persona física en particular en los casos que conforme a la ley aplicable de protección de datos se requiera, permitiendo su identificación individual, tal y como se requiera para cada Servicio.
Para brindarle los Servicios o el soporte que solicita necesitamos recopilar información sobre usted y/o sus usuarios o clientes, respecto de los cuales usted debe gestionar la correspondiente autorización. El tipo de información que recopilamos puede variar según el Servicio al cual accede.
Según se explica con mayor detalle debajo, bajo su autorización PLIBOTS recaba identificadores, información de ubicación, información comercial, información profesional, inferencias y otros tipos de Información suyo y/o de sus usuarios o clientes.
Puede crear una cuenta en PLIBOTS. PLIBOTS recopila la información que usted nos proporciona cuando solicita y/o se registra para utilizar los servicios de PLIBOTS, cuando responde a nuestros correos, encuestas, cuando se autentica en su perfil en PLIBOTS, cuando carga información o utiliza los Servicios, cuando realizamos actividades de monitoreo, prevención, detección y cumplimiento de nuestros controles y/o políticas o cuando brindamos dichos Servicios a usuarios, cuando recibimos datos personales a través de nuestros Servicios y de nuestros socios comerciales, proveedores de servicios, cuando sea necesario confirmar su identidad y cuando realiza procesos adicionales para utilizar los Servicios de PLIBOTS.
La información e identificadores que recabamos de usted en el momento en el que se pone en contacto con nosotros o introduce cualquier información en nuestros sitios web o Servicios incluye:
Adicional a la información que usted proporciona, también obtenemos datos sobre usted y de su Negocio o de la empresa que usted representa, los dispositivos que usa cuando interactúa con nuestros sistemas, como su ubicación y el dispositivo que usa para acceder a los servicios. Así mismo, se podrá almacenar y/o gestionar los datos que usted y/o sus empleados carguen en la plataforma o los que se generen en virtud de su uso de los servicios.
La información anteriormente mencionada es recopilada sobre usted y los dispositivos que utiliza para acceder a los Servicios, como su computadora, teléfono móvil o tableta. Se precisa que dentro de su uso de los Servicios de PLIBOTS, usted podrá recabar la siguiente información por parte de sus clientes o usuarios, la cual es tratada por usted a través de los sistemas de PLIBOTS, lo que incluye:
a. Servicio para la gestión de indicadores SGS: Nombre de clientes, número de empleados, horas hombre trabajadas, número de accidentes, número de incidentes, eventos médicos, días de trabajo perdidos, EPP entregado, Información demográfica.
b. Servicio para la gestión de capacitaciones: Nombre de cursos, nombre de empleados, nombre de contratistas, números de identificación, cargos, correo electrónico, vigencia del curso, nombre de centros de capacitación dónde se entrenó, datos de la unidad de negocios a la que pertenece el empleado, número de celular.
c. Servicio para la gestión de los hallazgos: Descripción del hallazgo, fecha de hallazgo, nombre de la persona que identificó el hallazgo, nombre de responsable del plan de acción derivado del hallazgo, entre otros aspectos.
d. Servicio para la investigación de accidentes de trabajo: Datos del accidente o descripción del accidente ocurrido, detalles y evidencias del accidente, minutas de reunión del equipo investigador, correo electrónico de empleados y contratistas.
e Servicio para la gestión de mediciones higiénicas: Tipo de medición higiénica, resultado, fecha, lugar, cargos.
f. Servicio para la gestión de terceros proveedores: Nombre de contratista, detalle sobre los empleados, número de accidentes, número de incidentes, Eventos médicos, días de trabajo perdidos, información demográfica, fecha de inicio/fin de actividades, tipo de actividad, KPIs propios de la naturaleza de la actividad.
g. Servicio para la gestión de elementos de protección personal: Nombre de empleado, cédula del empleado, correo electrónico del empleado, tipo de EPP suministrado, fecha de entrega, inventario de EPP, cargo del empleado, unidad de negocio a la que pertenece el empleado.
h. Servicio para el seguimiento a casos médicos: Nombre del paciente, tipo de diagnóstico; identificación; recomendaciones médicas; incapacidades; Casos de manejo especial por Médicos especialistas.
i. Servicios asociados a Inteligencia Artificial aplicada: Stream de video proveniente de las cámaras del CCTV del cliente como insumo para el modelo de IA de video analítica, Identificación de intrusiones de personal directo, contratista y visitante del cliente, correo electrónico, celular de personal responsable.
Dentro del proceso para la prestación y mejora continua de los servicios de PLIBOTS, PLIBOTS podrá recibir información de terceros debidamente autorizados para ello.
Es posible que usemos la información que recabamos sobre usted para derivar inferencias. Por ejemplo, podemos inferir su ubicación sobre la base de la información que hemos recabado sobre usted de usted u otras fuentes.
Los datos personales sensibles no serán solicitados o recibidos a través de herramientas de difusión masiva, mensajería instantánea o redes sociales, salvo que se pueda garantizar la confidencialidad de la información, de igual manera, la autorización sobre datos sensibles debe ser explícita, clara y previa. Con respecto a las conductas inequívocas, las mismas no serán tomadas como autorización, salvo aquellos datos personales recolectados a través de circuitos de video vigilancia, debidamente informados al titular.
Se precisa que, si bien para la prestación de los Servicios por parte de PLIBOTS no serán solicitados dichos datos, los Servicios si le permiten y/o requieren a usted recabar datos personales sensibles propios, de sus empleados, clientes, usuarios, entre otros, para la gestión de su operación a través de los diferentes módulos de PLIBOTS, por lo que será de su exclusiva responsabilidad la obtención y almacenamiento de la correspondiente autorización por parte de los titulares.
PLIBOTS dará a sus datos personales el tratamiento autorizado por usted y por la Ley. El tratamiento comprende, las finalidades previstas en la presente Política, en los casos que aplique conforme a la Ley.
Podemos utilizar su información para diversos propósitos, que incluyen:
PLIBOTS podrá usar la información recabada directamente de usted con fines mercadotécnicos, publicitarios o de prospección comercial. Así mismo, PLIBOTS puede recibir información de otras fuentes, incluidos terceros de los cuales ha adquirido datos, y combinar esta información con los datos que ya tiene sobre usted. Esta información nos ayuda a actualizar, expandir y analizar nuestros registros, identificar nuevos clientes y crear anuncios más personalizados para proporcionar productos y servicios que puedan interesarle.
Si le enviamos correos electrónicos de mercadotecnia, cada correo electrónico contendrá instrucciones que le permitirán 'optar por no participar' en recibir futuras comunicaciones de mercadeo u otras.
Cuando se pone en contacto con nosotros para solicitar soporte, recopilamos sus datos de contacto, la descripción del problema y las posibles resoluciones.
Registramos la información facilitada para tramitar la solicitud de soporte, con fines administrativos, para fomentar las relaciones, y a efectos de formación de empleados y de control de calidad.
Nuestros sitios web ofrecen formas de comunicarle información sobre nosotros, nuestros productos y nuestros servicios. La información que recopilamos en nuestros sitios web se usa para darle acceso a los mismos, para operarlos, para mejorar su experiencia y para personalizar la forma en que le facilitamos dicha información. Puede que recopilemos información relacionada con su visita a uno de nuestros sitios web, aunque lo visite sin iniciar sesión con una cuenta.
Nuestros servicios en la nube y en línea incluyen aplicaciones «as-a-service» («como servicio») y aplicaciones móviles (o apps) y servicios de Inteligencia Artificial. Recopilamos información de uso de dichos servicios como, por ejemplo, las páginas visualizadas o las interacciones en dichas páginas, para mejorar y desarrollar nuestros servicios, y para generar conocimientos técnicos y de mercado.
Para el tratamiento de tus datos personales, PLIBOTS S.A.S., se fundamenta en las siguientes bases legales: (i) consentimiento y (ii) cumplimiento de obligaciones legales. Adicionalmente, puede tratar su información personal cuando la misma se obtiene de fuentes de acceso público, en los casos en que dicha información tiene el carácter de pública. Como titular de sus datos personales nos autoriza a realizar el tratamiento de sus datos personales para las finalidades establecidas en la presente Política de Tratamiento de Datos cuando estando en los sitios web de PLIBOTS le solicitemos que verifique y acepte los Términos y Condiciones de Uso de los Servicios PLIBOTS y de esta Política de Tratamiento de Datos o cuando de otra forma nos otorgue la respectiva autorización para el tratamiento de sus datos personales.
Recuerde que es de su exclusiva obligación, el obtener y mantener las autorizaciones para el tratamiento de los datos personales tratados a través de los servicios de PLIBOTS. PLIBOTS podrá requerírsela en cualquier momento y usted deberá suministrarla en un plazo no mayor a 3 días.
Cuando usted nos encarga un servicioo producto, o una prueba del mismo, se crea una relación contractual. Aunque nuestros productos y servicios están dirigidos principalmente a empresas, una persona física también puede contratar directamente con nosotros en calidad de cliente. Puede que recopilemos la información que sea razonablemente necesaria para preparar, formalizar y cumplir el acuerdo contractual.
Puede que recopilemos y usemos información para protegerle a usted y a PLIBOTS de amenazas de seguridad TI, y para proteger la información que custodiamos de accesos no autorizados, divulgaciones, manipulaciones o destrucciones. Esto incluye la información de nuestros sistemas de autorización de acceso TI como, por ejemplo, la información de inicio de sesión.
Cuando visite un edificio de PLIBOTS, recopilaremos su nombre o información de contacto profesional y, en algunos casos, información de identificación. Esta información se recopila para gestionar el acceso y para garantizar la seguridad de nuestras de nuestros empleados y las instalaciones.
Estamos en constante búsqueda de nuevos talentos para nuestra organización y recopilamos información sobre solicitantes de empleo o posibles candidatos de diversas fuentes. En el caso de los solicitantes, nos remitimos al Aviso de privacidad de adquisición de talento, donde pueden obtener información adicional. Cuando un empleado deja PLIBOTS, seguimos procesando sus datos a efectos contractuales, de empleo, jurídicos, tributarios y de actividad comercial pendiente.
Recopilamos y utilizamos información para mejorar nuestros sistemas, procesos y operaciones de negocio. Por ejemplo, la información se puede utilizar para desarrollar, auditar y optimizar nuestras operaciones, para proteger a nuestros empleados y activos, para desarrollar los productos y para defender nuestros derechos.
Cuando visita nuestros sitios web, servicios en la nube y en línea, productos de software, o visualiza nuestro contenido en determinados sitios web de terceros, recopilamos información sobre su conexión y su actividad mediante diversas tecnologías de seguimiento en línea como, por ejemplo, cookies, balizas web, almacenamiento local.
La información recopilada con dichas tecnologías puede ser necesaria para operar el sitio web o servicio, para mejorar el rendimiento, para ayudarnos a comprender cómo se usan nuestros servicios en línea o para conocer los intereses de nuestros usuarios.
PLIBOTS podrá compartir los datos personales con terceros encargados del tratamiento tanto nacional como internacionalmente para las finalidades informadas en este documento y en general para la correcta prestación de los servicios de PLIBOTS.
Teniendo en cuenta que la transmisión se podrá dar a otros países, estos pueden tener reglas de protección de datos que son diferentes de las de su país. Sin embargo, tomaremos medidas para asegurarnos de que dichas transmisiones cumplan con las leyes de protección de datos aplicables y que sus datos personales permanezcan protegidos según los estándares descritos en esta Política y la Ley aplicable. Se precisa que PLIBOTS podrá transmitir su información personal a países cuyo nivel de protección no sea adecuado, por lo que usted mediante la aceptación del tratamiento de sus datos por parte de PLIBOTS, también acepta la transmisión a dichos países. Se precisa que usted en calidad de cliente, deberá recabar y mantener las autorizaciones correspondientes de los titulares de los datos personal de aquellos que realicen el uso de los servicios de PLIBOTS.
Para proteger su información personal de un acceso, uso o divulgación no autorizados, hemos implementado razonables salvaguardas físicas, administrativas y técnicas. Entre dichas salvaguardas se incluyen controles de acceso basados en rol y un cifrado para preservar la privacidad de la información personal durante su tránsito. También exigimos a nuestros socios comerciales, proveedores y terceros que implementen las correspondientes salvaguardas como, por ejemplo, términos contractuales y restricciones de acceso, a fin de proteger la información de un acceso, uso o divulgación no autorizados.
Los modelos y sistemas de IA de PLIBOTS están diseñados, entrenados, validados y probados con datos de fuentes disponibles públicamente que pueden contener información personal de forma no intencionada. Hemos puesto en marcha medidas de protección, procesos y herramientas para mitigar las consecuencias asociadas y promover el despliegue y el desarrollo responsable de IA fiable.
Retenemos la información personal en la medida de lo necesario para cumplir la finalidad de su tratamiento exclusivamente, o para cumplir las disposiciones legales sobre retención. Entre las disposiciones legales sobre retención puede incluirse la retención de información:
Retenemos cualquier información de relaci ón contractual a efectos administrativos, por exigencias jurídicas y normativas, en la defensa de los derechos de PLIBOTS y para gestionar la relación que PLIBOTS tiene con usted. Los avisos de privacidad suplementarios pueden facilitar información más detallada sobre las condiciones de retención aplicables.
Disponemos de procesos de borrado seguro de la información personal cuando ésta ya no se necesita, por ejemplo, mediante el borrado de archivos electrónicos y la destrucción de registros físicos.
Nos aseguramos de que pueda ejercer sus derechos como titular de datos personales conforme a las leyes aplicables de privacidad y protección de datos. Esto significa que PLIBOTS busca proporcionar asistencia razonable para atender las solicitudes de los titulares sobre el tratamiento de información personal y los derechos a acceder, eliminar, borrar, modificar y revocar el consentimiento para el tratamiento de la información personal.
Usted cuenta con los derechos establecidos en la Política con excepción de los derechos de (i) Objeción a la toma de decisiones automatizadas y (ii) Portabilidad de Datos, los cuales aún no se encuentran reconocidos por la Ley aplicable, es decir la Ley de Colombia.
Conforme con la Ley 1581 de 2012, Usted tiene los siguientes derechos:
Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes:
(i) Consultas (Derecho de acceso)
Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
(ii) Reclamos (Derecho de rectificación, actualización o supresión de datos o revocación del consentimiento, o incumplimiento de deberes)
Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Regulación, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a PLIBOTS, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo.
En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, daremos traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos oportunamente.
2. De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga 'reclamo en trámite' y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Con el fin de ejercer su derecho al Habeas Data, los usuarios de PLIBOTS, podrán contactarse directamente a través de la dirección de correo electrónico [email protected] lo cual se tramitará de conformidad con la ley. También podrá dirigirse a la dirección Avenida Carrera 7 No.155 C 30 Oficina 4401, Bogotá.
En todo momento los titulares podrán revocar su consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales. Para ello es necesario enviarnos un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: [email protected] la cual deberá contener los mismos requisitos señalados para el ejercicio de los derechos de los titulares haciendo un señalamiento de los Datos Personales a los cuales desea revocar su consentimiento. En un plazo no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción de su correo, haremos la revocación de los Datos solicitados. Recuerde que si para la prestación de algunos servicios de PLIBOTS es necesario dar tratamiento a sus datos personales, PLIBOTS no podrá iniciar o continuar con la prestación de los servicios y será una causal para la terminación de cualquier relación contractual con usted o con cualquier tercero interviniente.
En todo momento los titulares podrán limitar el consentimiento para el tratamiento de sus Datos Personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: [email protected] haciendo mención a las limitantes. En un plazo no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir del envío del correo electrónico, dejaremos de hacerle llegar información.
Todos los datos personales e información que proporcione como usuario de los Servicios PLIBOTS, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Deberá acreditar, cuando ejerza su derecho a la corrección, actualización, eliminación, revocación de su consentimiento para el tratamiento de tus datos personales, que corresponde en efecto al titular o quién lo solicita está autorizado por usted, en los términos exigidos por la ley.
Mantener actualizada la información de contacto: Es muy importante que mantenga toda la información actualizada, así garantiza que todas las notificaciones que se deban hacer llegarán de forma correcta.
Los usuarios, clientes, trabajadores, proveedores y demás terceros con los que tengamos relacionamiento, y mediante el otorgamiento de su consentimiento, autorizan expresamente a PLIBOTS, a confirmar la información personal suministrada acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de riesgo, a sus contactos o al empleador, así como a sus referencias personales, bancarias o laborales, entre otros. Esta información será tratada por PLIBOTS, en forma confidencial y es para uso exclusivo de PLIBOTS.
Con la aceptación de esta Política de Tratamiento de Datos, usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales, así como los demás aspectos asociados al tratamiento de sus datos personales.
Puede comunicarse con nuestra área de Privacidad para ejercer sus derechos como titular de datos personales, así como para cualquier pregunta relacionada con la protección de datos y el tratamiento de la información a través de los siguientes canales:
Cuando se efectúe un cambio sustancial en la presente Política de Tratamiento de Datos, se revisará la fecha efectiva y se publicará un aviso en la declaración de privacidad actualizada durante 30 días. Si el usuario continúa usando nuestros sitios web y servicios una vez entrada en vigor la revisión, se considerará que ha leído, comprendido y aceptado las modificaciones.